Удаленка и даже работа из другой страны сегодня считается нормой. Видеозвонки и программы учета задач помогают организовать работу коллектива, даже если работники далеко друг от друга. Но что делать с документами? Отпуска, оформление командировок…?
Разбираемся, как может помочь КЭДО и что делать, если ваш сотрудник уехал из страны далеко и надолго.
Остаемся в правовом поле, даже если сотрудник далеко
Первым делом стоит привести в порядок документы:
- Если сотрудник остался в РФ, но работает не в офисе, необходимо подписать дополнительное соглашение о дистанционной работе. В нем указывается город, режим работы, порядок взаимодействия, оборудование, которым пользуется сотрудник.
- Если сотрудник покинул страну и уехал на ПМЖ, лучше заключить договор ГПХ. Минтруд РФ считает, что работодатель не может выполнять требования трудового законодательства для дистанционных работников за границей. Ответственности за это нет, но чтобы избежать проблем с налогообложением, лучше перейти на ГПХ. Но тогда будет нужно подписывать акты и счета…, а как это организовать, если сотрудник не в стране?
Решите вопрос с обменом документами
Если специалист оформлен на ГПХ, возникает вопрос организации документооборота. Вот какие варианты чаще всего используют компании:
- Экспресс-доставка курьером;
- Обмен скан-копиями;
- Классический электронный документооборот;
- Мобильный электронный документооборот.
Кажется, что самое простое и логичное — обмен сканами, так делают многие. Плохая новость: юридической силы фото или скан не имеют. Физическая отправка документов — долго, даже курьерской службой. А уж если экс-коллега забрался куда-нибудь в Перу…
Организовать классический электронный документооборот (особенно с покинувшими страну) тоже затруднительно. Подписанту нужна квалифицированная электронная подпись, а получать и обновлять ее нужно в удостоверяющем центре только на территории РФ.
Остается мобильный документооборот, в котором выпустить подпись и подписать документы можно со смартфона, находясь в любой точке мира.
Важно: современные системы мобильного документооборота, такие как Nopaper, объединяют в себе работу как с самозанятыми, так и со штатными сотрудниками. Не важно, работает специалист в РФ на удаленке или релоцировался и теперь трудится по ГПХ: все документы будут в единой системе.
Удаленщики на КЭДО: можно ли?
Согласно статье 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ работодатель вправе использовать КЭДО и электронную подпись для обмена кадровыми документами. В том числе и с дистанционными сотрудниками (ст. 312.3 ТК РФ (гл. 49.1)).
Вопрос безопасности зависит от типа подписи. Большинство сервисов КЭДО используют облачную НЭП. Ее главный минус которой — смс-подтверждение, которое можно перехватить или попросту подсмотреть на смартфоне. Альтернативы? Мобильная подпись. Такую использует сервис Nopaper.
Мобильная НЭП выпускается и хранится непосредственно на смартфоне сотрудника. Чтобы ее получить, необходимо отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест. Фактически, это онлайн-верификация личности, которая позволяет определить, что подпись выпускает реальный сотрудник и что это именно тот человек, что и в паспорте.
Да, для получения такой НЭП сотруднику не нужно никуда ехать. Достаточно просто скачать приложение Nopaper на смартфон и выпустить подпись прямо в сервисе за 5 минут.
Все это за 700 рублей за рабочее место. Цена итоговая. В нее уже включен модуль для 1С, внедрение и настройка маршрутов и шаблонов документов. Минимальной «суммы заказа» нет: если в компании работает 10 человек, вы платите 7000 рублей.
Не имеет значение, работаете вы с человеком по ГПХ или он числится в штате, оставшись где-то в РФ. В Nopaper можно обмениваться документами как с сотрудниками, так и контрагентами: ИП, самозанятыми и юрлицами. За считанные минуты. Хоть внутри страны, хоть с разных континентов. Да, теперь так можно.
Остались вопросы? Листайте, переходите на сайт Nopaper и оставляйте заявку на консультацию по вопросам ведения кадрового дела с удаленщиками. Это бесплатно!